Шаблонные фразы для деловой переписки — различия между версиями

Версия 14:28, 28 февраля 2012

Шаблонные фразы для деловой переписки

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим...
• Также просим...
• А также просим...
• Сообщаем...
• Одновременно сообщаем...

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых... Прежде всего...
• Во-вторых... Затем...
• В-третьих... В заключение...
• Переходя к следующему вопросу...
• Что касается вопроса о...
• Учитывая все вышесказанное...
• Исходя из вышесказанного...
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
• В заключение выражаем надежду на...
• В заключение хотим напомнить Вам о...

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину

• По причине задержки оплаты...
• В связи с неполучением счета-фактуры...
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
• Ввиду задержки получения груза...
• Вследствие изменения цен на энергоносители...
• Учитывая, что производственные показатели снизились на...
• Учитывая социальную значимость объекта...

При ссылках

• Ссылаясь на Вашe письмо от...
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
• Ссылаясь на Ваш запрос от...
• Ссылаясь на устную договоренность...
• В ответ на Ваше письмо (запрос)...
• В соответствии с нашей договоренностью...
• На основании нашего телефонного разговора...
• На основании устной договоренности...
• Согласно постановлению правительства...
• Согласно Вашей просьбе...
• Согласно протоколу о взаимных поставках...
• Согласно спецификации...
• Ссылаясь на переговоры...

Указание на цель

• В целяx скорейшего решения вопроса...
• В целях выполнения распоряжения...
• Для согласования спорных вопросов...
• Для согласования вопросов участия...
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов...
• В целях безопасности прохождения груза...
• В ответ на Ваш запрос...
• Во избежание конфликтных ситуаций...

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:

• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль – возлагается,
• цена – устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность – погашается,
• сделка – заключается,
• рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
• платеж – производится,
• счет – выставляется (оплачивается),
• вопрос – поднимается (решается),
• скидки – предоставляются (предусматриваются),
• оплата – производится,
• возможность – предоставляется,
• договоренность – достигается,
• кредит – выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.

Источник: Справочно-информационный интернет-портал ГРАМОТА.РУ — Режим доступа: http://gramota.ru/spravka/letters/?rub=rubric_72

Медиа:Статья по русскому языку по теме5.doc